Externaliser son recrutement consiste à confier tout ou partie du processus à un prestataire spécialisé. L’entreprise peut déléguer uniquement le sourcing et la présélection des candidats ou choisir un accompagnement plus complet, de la définition du besoin jusqu’à la préparation de l’intégration.
Pour que cette collaboration fonctionne, elle doit d’abord préciser les étapes à externaliser, les responsabilités de chacun et les critères qui guideront la sélection des candidats.
Définir son besoin avant de chercher un prestataire
Avant d’externaliser un recrutement, l’entreprise doit préciser le poste à pourvoir, les compétences attendues et les raisons qui la conduisent à solliciter un prestataire. Cette première étape permet d’éviter de lancer une recherche sur des critères trop vagues ou contradictoires.
Il faut notamment définir :
- les missions du futur collaborateur ;
- les compétences indispensables et celles qui peuvent être acquises ;
- le niveau d’expérience recherché ;
- les conditions du poste ;
- le calendrier souhaité ;
- les personnes qui participeront aux entretiens et à la décision finale.
L’entreprise doit également identifier les difficultés qu’elle souhaite résoudre. Le besoin peut être lié à un manque de temps, à l’absence de ressources RH en interne, à une surcharge temporaire ou à la recherche d’un profil difficile à atteindre par les canaux habituels.
Ces informations donnent au prestataire une vision précise du besoin et lui permettent de construire une recherche cohérente avec le poste et l’organisation de l’entreprise.
Choisir les étapes du recrutement à externaliser
Externaliser son recrutement ne signifie pas nécessairement déléguer l’ensemble du processus. L’entreprise peut choisir les étapes qu’elle souhaite conserver et celles pour lesquelles elle a besoin d’un renfort.
Un prestataire peut notamment prendre en charge :
- la définition du profil recherché ;
- la rédaction de la fiche de poste ;
- la préparation et la diffusion de l’offre d’emploi ;
- le sourcing et l’approche directe ;
- la présélection des candidatures ;
- les premiers entretiens ;
- l’évaluation des candidats ;
- la présentation des profils retenus ;
- la préparation de l’onboarding.
Une entreprise peut, par exemple, confier la recherche et la présélection des candidats tout en conservant les entretiens finaux. Elle peut aussi déléguer la majorité du processus et intervenir au moment de comparer les profils présentés.
Le périmètre dépend donc des ressources disponibles en interne, du nombre de recrutements et du niveau d’accompagnement recherché.
Choisir son partenaire de recrutement
Le prestataire doit comprendre le poste, mais aussi le fonctionnement de l’entreprise, son environnement et ses attentes. Cette compréhension lui permet de présenter le poste avec justesse et d’évaluer les candidatures selon des critères réellement pertinents.
Avant de s’engager, il est utile d’examiner :
- la méthode employée pour rechercher les candidats ;
- les étapes comprises dans l’accompagnement ;
- les critères utilisés pendant la présélection ;
- la fréquence des échanges et des comptes rendus ;
- la répartition des responsabilités ;
- les conditions financières de la mission.
La qualité des échanges est également déterminante. Le prestataire doit pouvoir expliquer sa méthode, signaler les éventuelles difficultés et adapter la recherche en fonction des retours reçus.
Flexitime propose un recrutement externalisé modulable. L’entreprise peut lui confier tout le processus ou seulement les étapes sur lesquelles elle manque de temps ou de ressources.
Organiser la collaboration pendant le recrutement
Le lancement de la mission ne met pas fin à l’implication de l’entreprise. Une collaboration régulière reste nécessaire pour valider les critères de recherche, analyser les premiers profils et ajuster la mission si les candidatures reçues ne correspondent pas au besoin.
Des points de suivi permettent de partager les candidatures identifiées, les retours du marché et les éventuelles difficultés rencontrées. L’entreprise doit, de son côté, répondre rapidement lorsqu’un profil lui est présenté. Un délai trop long peut faire perdre un candidat déjà engagé dans plusieurs processus.
Le prestataire doit également disposer des informations nécessaires pour présenter fidèlement le poste : missions, organisation de l’équipe, conditions de travail, étapes du recrutement et éléments différenciants de l’entreprise.
Cette coordination contribue à préserver une expérience candidat cohérente. Les informations communiquées par le prestataire doivent correspondre à celles données ensuite par les managers ou la direction.
Conserver les bonnes décisions en interne
Le prestataire peut rechercher les candidats, mener les premiers entretiens et apporter son analyse. La décision d’embauche reste toutefois du côté de l’entreprise.
Les managers et les futurs collègues sont les mieux placés pour évaluer la manière dont la personne pourra travailler avec l’équipe. Leur participation aux derniers entretiens permet également au candidat de mieux comprendre son futur environnement.
L’entreprise doit donc conserver un rôle actif dans :
- la validation du besoin et des critères de sélection ;
- les entretiens finaux ;
- la comparaison des profils ;
- la décision d’embauche ;
- la proposition adressée au candidat ;
- l’accueil et l’intégration du nouveau collaborateur.
L’externalisation apporte une méthode, du temps et une expertise complémentaire. Elle ne remplace pas la connaissance de l’entreprise ni la responsabilité de choisir la personne qui rejoindra l’équipe.
Pour externaliser son recrutement, une entreprise doit commencer par clarifier son besoin, choisir les étapes qu’elle souhaite déléguer et définir le rôle de chaque intervenant. La qualité du suivi et la rapidité des échanges influencent ensuite le bon déroulement de la recherche.
Vous manquez de temps ou de ressources pour mener vos recrutements ? Flexitime, en tant que cabinet de recrutement à Toulouse, peut prendre en charge tout ou partie du processus, de la définition du profil à la préparation de l’intégration, selon les besoins de votre entreprise.
Un bref résumé
Externaliser son recrutement consiste à confier une ou plusieurs étapes à un prestataire spécialisé.
L’entreprise doit définir son besoin, choisir le périmètre de la mission, organiser le suivi et rester impliquée dans les entretiens finaux, la décision d’embauche et l’intégration.
Vous manquez de temps ou de ressources pour mener vos recrutements ?
Flexitime peut prendre en charge tout ou partie du processus, de la définition du profil à la préparation de l’intégration, selon les besoins de votre entreprise.
